Управление портфелем проектов

Разбираем паттерн Портфельного управления в Tech компаниях с 1k+ сотрудниками.

Michael Sokolov
4 min readJul 12

--

Выгоды применения Портфелей проектов

Приоритизация проектов

Помогает управлять большим количеством проектов, при сохранении гибкости. Помогает развивать проекты с разным уровнем приоритетности в соответствии с целями и стратегией компании. Это помогает управлять ограниченными ресурсами и концентрироваться на тех проектах, которые могут принести наибольшую выгоду.

Управление рисками

Помогает оценить и управлять рисками, связанными с проектами. Это может включать в себя риски, связанные с технологией, персоналом, финансами и рынком. Провал проекта в рамках портфеля не должен привести к критичным последствиям для Портфеля и компании в целом.

Балансировка

Позволяет сбалансировать и управлять множеством проектов одновременно. Это помогает обеспечить разнообразие проектов в компании в целом, что может снизить риски и увеличить возможности для Инноваций.

Прозрачность

Можно улучшить прозрачность процессов управления проектами. Это может помочь улучшить коммуникацию и координацию между командами и стейкхолдерами.

Оптимизация ресурсов

Помогает оптимизировать использование ресурсов, обеспечивая их наиболее эффективное использование. Это может включать в себя независимую аллокацию персонала, финансовых ресурсов и других активов.

Соответствие стратегическим целям

Помогает убедиться, что все проекты соответствуют стратегическим целям компании. Это помогает обеспечить, что все проекты поддерживают общую миссию и видение компании.

Стандарты и подходы

Стандарты портфельного управления проектами обеспечивают формализованный подход к управлению проектами в рамках организации.

  1. PfMP® (Portfolio Management Professional): Это сертификация от Project Management Institute (PMI). Она охватывает следующие аспекты: управление рисками, управление изменениями, стратегическое планирование и управление стейкхолдерами.
  2. MoP® (Management of Portfolios): Это подход к управлению портфелями, разработанный Office of Government Commerce в Великобритании. Он предоставляет набор принципов, методик и процессов для управления портфелем проектов.
  3. LPM (Lean Portfolio Management, SAFe Frarmwork) предназначен для адаптации принципов Lean и Agile на уровне организации для управления портфелями проектов.
  4. Standard for Portfolio Management: Это другой стандарт от PMI, который предоставляет руководство и набор процессов для управления портфелем проектов. Этот стандарт акцентирует внимание на выравнивании проектов с стратегическими целями организации и оптимальном использовании ресурсов.
  5. ISO 21500: Это международный стандарт, который предоставляет общие рекомендации по управлению проектами, включая управление портфелем проектов.

LPM — Lean Portfolio Management

LPM включает в себя три основные области:

  1. Стратегия и инвестиции: В этой области определяются стратегические темы и портфельные видения, которые обеспечивают направление для всей организации. Это также включает управление инвестициями в проекты и программы.
  2. Управление Lean-портфелем: Здесь происходит активное управление портфелем, включая выбор и приоритизацию инициатив, управление ресурсами и рисками и мониторинг прогресса.
  3. Операционное управление: Это включает в себя совместную работу команд и управление работой на операционном уровне с помощью Agile и Lean методов и практик.

Основной идеей LPM является то, что управление портфелем должно быть адаптивным и фокусированным на создание ценности, а не просто на выполнение проектов. Это подразумевает использование принципов Lean для устранения потерь, поощрение принятия решений на основе данных и активное вовлечение всех членов команды в процесс управления.

LPM также подчеркивает важность управления по результатам, предпочитая мерить успех не по тому, насколько хорошо выполняются проекты, а по тому, насколько они способствуют достижению стратегических целей организации.

3 Ключа к успеху

  1. Портфельное управление: Это процесс управления группой проектов или программ таким образом, чтобы они соответствовали стратегическим целям организации и максимизировали прибыль или иной бизнес-профит. Часто Портфель облегчает R&D деятельность внутри себя. Стоть отметить, что для эффективного портфельного управления необходимо принимать решения на основе проверенных и консистентных данных.
  2. Data Governance (управление данными): Это комплекс процессов и политик, которые обеспечивают качество, доступность, интегрированность, безопасность и эффективное использование данных в организации. Data Governance важна для портфельного управления, потому что качественные, достоверные данные необходимы для точного и своевременного принятия решений относительно портфеля проектов.
  3. Принятие решений на основе данных: Это культура и процесс, при котором данные анализируются и используются для принятия своевременных, более объективных решений. В контексте портфельного управления, данные могут быть более устойчивы к человеческому фактору, могут помочь определить приоритеты проектов, оценить риски, распределить ресурсы и многое другое.

В современном бизнес-мире, основанном на данных, эти три компонента играют ключевую роль. Они вместе помогают организациям принимать взвешенные решения, управлять своими проектами эффективно и достигать своих стратегических целей.

Ошибки и Риски при внедрении

  1. Не соответствие стратегическим целям, или отсудсвие стратегических целей.
  2. Недостаточная оценка и управление рисками: Риск — неотъемлемая часть любого проекта. Недостаточное управление рисками может привести к неожиданным проблемам и затруднениям.
  3. Недостаточное планирование ресурсов: Портфельное управление требует тщательного планирования и распределения ресурсов. Если ресурсы не оптимизированы, это может привести к задержкам и прочим проблемам не эффективности.
  4. Отсутствие прозрачности и гигиенической отчетности: Без ясной системы отчетности и принципов прозрачности проекты могут столкнуться с проблемами, которые не будут обнаружены и устранены вовремя.
  5. Игнорирование изменений: Рынок и бизнес-среда постоянно меняются, поэтому важно быть готовым к изменениям и быть способным адаптировать свои проекты к новым условиям.
  6. Недостаточное обучение и развитие персонала: Успех портфельного управления во многом зависит от навыков и знаний команды управления.
  7. Несистематический подход: Компания может столкнуться с проблемами, связанными с неконтролируемым выполнением проектов, чрезмерными затратами и отклонениями от заданных сроков.

Советы для старта

Внедрение портфельного управления проектами — это серьезный шаг. Вот пара советов, которые могут помочь в начале:

  1. Определите свои стратегические цели: Прежде всего, нужно четко определить, какие стратегические цели организации должно поддерживать портфельное управление. Это поможет выровнять проекты с этими целями и определить, какие проекты включить в портфель.
  2. Внедрите процесс управления портфелем: Необходимо разработать и внедрить стандартизированный процесс управления портфелем проектов, который будет следовать вся команда. Этот процесс должен включать этапы, такие как выбор проектов, приоритизация, распределение ресурсов и мониторинг состояния, старт и завершение проектов.
  3. Проведите обучение: Проведите обучение для всех участников команды, которые будут участвовать в процессе портфельного управления. Это может включать менеджеров проектов, руководителей и других ключевых стейкхолдеров. Обучение должно объяснить, что такое портфельное управление, как оно работает и как его использовать.
  4. Позаботьтесь об инструментах: Использование удобных инструментов может значительно упростить процесс управления портфелем. Они могут помочь в управлении данными, анализе проектов, отслеживании прогресса и отчетности.
  5. Используйте данные для принятия решений: Решения, связанные с портфелем проектов, должны основываться на надежных данных. Это может включать данные о производительности проектов, ресурсах, рисках и другие релевантные факторы.
  6. Не бойтесь ошибаться: Внедрение новой системы всегда требует определенного обучения и приспособления. Важно быть готовым к тому, что не все сразу пойдет гладко, и использовать это как возможность для обучения и улучшения.

Надеюсь, материалы и советы помогут вам начать путь к успешному внедрению портфельного управления проектами в вашей компании!

В написании использовалась технология GPT-4.

--

--

Michael Sokolov

Delivery management & DevOps Consultant https://sokolov.im