Jul 25, 2022

3 min read

Организация Встреч в крупной компании — ЦПР

Время — основной ресурс ИТ компаний, который можно конвертировать в Ценность для пользователей.

Простота организации онлайн встреч порой порождает искушение собирать длинные встречи на много-много человек.

Проблематика

Много совещаний с непонятным результатом.
На встречи приходят сильно больше людей, цем ожидается организаторами
Боязнь пропустить важную информацию, поэтому ходишь на все митинги
много времени от встречи уходит до начала обсуждения “по существу”
Мемо по встрече приходит через неделю поле самой встречи, если вообще создается.

ЦПР — Один из вариантов решения

Краткое описание в формате ЦПР(Цель Процесс Результат) в приглашении к каждой встрече где 3 или более участников.

Цель — Кратко, не более 1 предложения, с горизонтом больше встречи, но желательно не более квартала.

Процесс — список вопросов или вех которые будут затронуты на встрече.

Результат — Кратко, но принципиально описанный отторжимый результат, артефакты, которые появится к концу встречи.

Часто бывает полезно добавить еще 4-тый элемент — Материалы, ссылки с которыми лучше ознакомиться, для более продуктивной встречи.

Плюсы подхода

Конечно, не все люди читают описание встречи — краткость и структурированность позволяет увеличит этот процент, что сокращает время “выравнивания” всех участников непосредственно на встрече.
Практика полезна в первую очередь организатору — для подготовки и ответа на главный вопрос — а нужна ли вообще данная встреча?, нельзя ли получить искомый результат проще?
ЦПР упрощает фасилитацию встреч, т.к. парковать не относящиеся к делу вопросы несколько проще если есть образ результата, на которые согласились все участники встречи самим фактом прихода на неё.
Долгосрочные цели позволяют людям легче принимать решения об участии. А это потенциально может сократить количество участников.

Фасилитация самой встречи

Минимальный набор практик для проведения продуктивного корпоративного митинга:

Контроль времени и тайм боксы на протяжении всей встречи
Подтверждение договоренностей о Результатах встречи
Формирование правил самой встречи, например, кто может принимать решение о Парковке вопроса и доверяют ли данному человеку все участники встречи данное право?
Пакрковка (у Адизеса это Разморозка) место для важных тем, что мы ради соблюдения тайминга и цели встречи отложили.

Мемо по результатам (Meeting Memo)

Написание Мемо кардинально упрощается, остается только:

Кратко и тезисно актуализировать список обсужденных вопросов и тем
Добавить достигнутые договоренности и принятые на встрече решения.
Добавить список с Парковки
Сформировать список фактических участников.

Сама оценка эффективности совещания очень упрощается — обычно она совпадает с ответом на вопрос — достигли ли мы все вместе Результата встречи?

Пример ЦПР для некоторых Scrum событий

Стоит отметить, что scrum события периодические и довольно частые, для разовых событий стоит формулировать более предметные ЦПР. Также мемо scrum встреч выглядит излишней практикой, тк оно будет содержать фактически часть бэклога продукта, а мы же его итак заносим.

Планирование

Цель: Запланировать активности на этот спринт, которые приблизят нас к квартальным целям.

Процесс:

PO задает направление, в котором команда должна двигаться
Формируем и если нужно детализируем бэклог спринта
Убеждаемся в реалистичности планов
Все вместе фиксируем формулировку Цели спринта

Результат:

Сформулирована цель спринта
Сформирован Бэклог Спринта

Обзор спринта

Цель: Сбор обратной связи с заинтересованных лиц и инспекция фактического прогресса команды.

Процесс:

Участники команды показывают Готовый (соответсвующий DoD) функционал (Инкремент), особой подготовки, презентаций не предполагается, это рабочая встреча.
Обсуждаем прогресс в достижении Целей спринта(Sprint Goal) и Целей Продукта (Product Goal)

Результат:

Бэклог (Product Backlog) скорректирован на основании ОС от Заинтересованных лиц.

Ретроспектива

Цель: Запланировать повышение качества и эффективности.

Процесс:

Обозначение проблемных моментов, которые усложнили достижение Целей спринта
Выбор 2–3 самых критичных фактора
Мозговой штурм по планам улучшений доступных команде

Результат: Бэклог улучшений на следующий спринт и актуализированная политика качества команды(DoD).